开会的两宗罪

一提起开会，大多数体制内的人都会发出会心一笑——类似于“我们的会特别多”、“会议室都不够用”这样的事情，大家都一样。甚至现在很多组织都使用上了“会议室预定系统”。

为什么会有这么多会？开会的目的都实现了吗？

现实是会开了很多，却没有解决什么问题。

开会的第一大宗罪就在你不需要开会的时候开会。

这样的场景你肯定似曾相识：当你还在埋头工作的时候，突然一个电话过来，让你到XX会议室去开会，而且还不等你弄清楚开的是什么会，让你去干什么的时候就已经挂断了电话。等你懵懵懂懂地赶到会议室之后，发现根本没人找你了解问题，或者问了一个简单至极的问题之后，你就被晾在一边，再也无人问津。

这时你的脑子里是不是有无数个“？”，“我是谁？”“我在哪里？”……

开会的第二大宗罪就是会议没有得到所希望的会议成果。

开会通常会有以下4个目的：传达信息；获取信息；解决问题；做出决定。可是，我们经历的很多会开着开着就忘记了开会的目的——为了一些小事不断扯皮，争吵，跑题，乱烘烘地过了几个小时，没有形成什么会议结论，会议就结束了。

更有讽刺意味的是：在这些会议室中还常常会挂着这样的条幅：

会必议，议必决，决必行，行必果

所以，如果你的组织想要避免出现这样的情况，应当制订一些会议章程，并且严格遵守。

• 会议开始前应该确保与会的每个人都明确会议意图。

• 有主持人把控会议进程，提醒那些跑题的人回到会议主题上。

• 会议结束前，要形成针对会议意图的会议结论。

• 会议结论应当被与会的大多数人认可。

这正是：

说说开会两宗罪，不该开会要开会

开会目标达不成，浪费就是一种罪

参考书目：项目计划、进度与控制（原书第5版），作者：（美）詹姆斯.刘易斯（James P.Lewis），译者：石泉,杨磊，出版社：机械工业出版社

作者简介：王小双，长期从事GJB5000推广、实施、评价、改进的工作，创建《软件工程之思》微信公众号，一直在《软件工程之思》分享GJB5000、CMMI、软件工程的知识和感悟。现致力于GJB5000咨询以及软件过程改进、软件工程能力提升的研究工作。