快速地组织并结束一场会议的秘诀

冗长而毫无意义的会议，相信很多人都对此深恶痛绝。那么，有没有一个秘诀可以快速地组织并结束一场会议呢？

答案是肯定的。

这个秘诀说出来也很简单，那就是组织会议仅用来布置任务或者通告某件事情。

会议本来是个很高效的管理手段，它的高效体现在以下两个方面：

• 会议可以快速地统一很多人的思想和行为；

• 会议可以快速地得到一群人的反馈。

但是，你不能“用会议来解决问题”，或“在会议中解决问题”。因为想要解决问题的会议通常都会出现撇清自己、推诿他人、顾左右而言他，或者争吵不休，或者偏离主题，会议时间被拖的很长，最终没有任何成果。

比如，我们不会把“要不要统一文档格式”这样的问题作为会议主题。因为如果会议的主题是个问题，开会是为了讨论如何解决这个问题，会上就会出现正方、反方两种观点对立的人，双方会为此争论不休，会议就不可能快速地达成一致的结论。

正确的做法是领导者事先已经听取正、反两方的意见，并且作出了决策，开会只需要宣布结果和后续工作安排。假设领导决策了“要统一文档格式”，那么他可能已经走访了一些人、一些部门，并组织了一系列用于培训“统一格式”的学习课程，安排了培训讲师、制定了时间计划，他组织会议的目的就是通告自己的决策和培训计划。

快速地组织并结束一场会议的秘诀还在于领导者能够“独立解决问题”。根据统计数据，一个团队可能只有8%的人是积极主动地做事（见《团队中不一定都是做事的人》），领导者必须是这8%中的人，如果领导不积极主动地做事，那会给这个项目带来灾难。

领导的积极主动就体现在积极主动地寻求问题的解决方法，然后通过团队力量(而非独自)去实施它。

组织的“可笑”之处在于：并不是有能力发现问题、求解和推动实施的人，就一定是拥有相应责权的人。组织的授权过程是渐进的，他首先取决于组织决策者对你的信任，其次是你的能力，最后但也是最理想、最复杂的是二者的组合。

这正是：

会议用好是高效，使用不当代价高

解决问题在线下，会上只用来通告

参考书目：大道至易：实践者的思想，作者：周爱民，出版社：人民邮电出版社

作者简介：王小双，长期从事GJB5000推广、实施、评价、改进的工作，创建《软件工程之思》微信公众号，一直在《软件工程之思》分享GJB5000、CMMI、软件工程的知识和感悟。现致力于GJB5000咨询以及软件过程改进、软件工程能力提升的研究工作。