解读进度表之四：如何有效使用进度表

有效使用进度表的唯一方式就是要知道为了使项目成功，必须要做哪些事情。这是一个跨学科的任务，而不仅仅是工程或管理活动。

进度表是项目管理中一个工具，它对我们实现项目目标有很大帮助，但它也存在着准确度不高，受不确定因素影响大的缺点。如何有效地使用进度表呢？

以下是有效使用进度表要注意的9个问题。

1. 里程碑长度应该和项目变化相匹配

里程碑是项目组和利益相关方对项目的进展做出判断和决策的关键点。设置里程碑不应该是像某些实施GJB5000A的组织那样对任何项目都是千篇一律地设置成固定的一两个里程碑。这样的设置可能对于那些需求明确、人员固定、技术成熟的项目还算合适，但对于项目启动时就明知有诸多不确定因素，可以预见在不远的将来就会发生变化的项目来说，这样的设置就不适合了。

预期的变化越多，里程碑就应该越短。

因为这样，项目管理者才可能在项目变化造成的影响没有那么严重的时候，及时采取措施，把项目从计划偏离中纠正过来。

2. 对远景要乐观，对进度表要存疑

项目管理者要对项目目标的实现抱有乐观积极的态度，但是对于进度表却应当保持有谨慎的态度。因为我们知道，进度表来自于估算，而估算就意味着有很大的不确定性。

对进度表的盲目乐观，可能会使项目管理者不能及时发现项目的问题，反而会让进度表失去它应有的作用。

项目管理者必须对墨菲定律保持真诚的敬重（怕什么来什么），在进度表中要为担心发生的事情准备好足够的时间余量。

3. 重视设计

设计过程是应对无知和意外挑战的最佳保险。

如果设计能够保持简单性、健壮性、扩展性，那么软件进入实现和测试阶段发生变化的可能性就会大大降低。对于进度表来说，也就会减少了变更的次数。

4. 规划检查点以进行新增/裁减讨论

进度表中必须设置一些检查点，以便于项目管理者审查项目当前的状态和风险。在这些检查中，现有项目任务可以被裁减，也可以新增。这要依据项目的目标来做决策。

这些检查点不宜过长，过长的检查点会累积过多的问题，会让项目得不到及时的纠正。

5. 告知团队计划的原理

项目管理者应当让每个项目成员都了解计划的原理，都能自觉地按照计划开展工作，并且当有阻碍计划正常运行的风险出现时，及时地反馈给项目管理者。要做好项目管理，维护好一个进度表，光靠项目管理者一个人是不够的。

7. 通过问题空间来衡量团队经验

要获得较高准确度的估算，需要有经验的团队来做估算。没有经验的团队给出估算结果准确度会非常低下。

8. 衡量团队合作的信心和经验

团队成员之间的默契程度也会对进度表造成很大的影响。估算的时候，可能只会考虑正常的合作良好的团队状态，而在实际当中的情形如果正好相反，那么进度表就不可能按照计划进行。

9. 尽早考虑风险

越早考虑风险，你还可以较从容地制定缓解措施和应对措施；如果到了后期，已经进入实现和测试阶段，任务繁重，给你处理风险的自由空间会更加紧缺，这会导致风险很难有效缓解或避免，进度表也将不得不重新修订。

前面从9个方面总结了一下如何有效使用进度表。总之，对于进度表的使用，要有平常心，既不否认它的作用，也不把它神话成银子弹，期望它能够一劳永逸地解决项目管理的问题。

这正是：

有效使用进度表，应当具备平常心

总结九点供参考，工作之中多参照

参考文献：程序之美系列：团队之美、项目管理之美，Andrew Stellman,Jennifer Greene,Scott Berkun，机械工业出版社

作者简介：王小双，长期从事GJB5000推广、实施、评价、改进的工作，创建《软件工程之思》微信公众号，一直在《软件工程之思》分享GJB5000、CMMI、软件工程的知识和感悟。现致力于GJB5000咨询以及软件过程改进、软件工程能力提升的研究工作。