从疫情期间公司封闭管理时分餐工作谈”改进/精益”机会无处不在

2022年7月，我工作所在的城市发生了新冠疫情。为了疫情期间工厂不停产，公司管理层决定对工厂进行封闭管理—-公办室的员工可以居家办公，车间生产一线员工就吃住在厂里不回家。

公司为了激励员工，接受封闭管理的员工会有300元/天的补助。员工吃住睡在厂里，一日三餐都由配餐公司送到厂门口，然后派专人去门口将饭取到厂里再分给各个班组，由各个班组再下发到自己组里员工手上。另外，公司也为员工配套一些生活后勤措施，比如为员工配拖鞋，洗衣液，洗发水，晒衣架，买一些下午茶等。有些员工会要用药，也会想办法为员工配上。

我和另一个同事被安排做这个领饭分饭的工作。全厂180个人员工的三餐就由我们二个人来分发了。

具体的操作流程：快餐公司将饭、菜打包好了，装大塑料箱里用车送到厂门口。我们用小车从厂门口将饭驳运到车间里。然后按事先统计好的各班组人数，将饭分出去。

分餐的时候，领饭人聚在一起，乱哄哄的

最初，我们分餐时，一个班组一个班组打电话通知。后来改进为：建了一个吃饭微信群。饭到了后，在群里吼一下，各班组就会来拿饭了。如果有的班组迟了，就再打电话催一下。

分餐时，遇到两个不好的现象。

第一个问题，快餐公司准备了一些方便袋，班组取饭的时候，就得将菜、饭分别装到方便袋里，然后拎走。将饭盒放到方便袋的这个过程就是一个比较费时的操作，导致分饭的时间较长。有没什么办法可以改进的呢？

采用方便袋分装，速度慢，不方便

改进办法：生产线用过的包装零件纸箱来作为装盒饭的容器，再次利用了纸箱的作用。这样分餐时就缩短了分餐的时间。到了班组，也方便了员工取饭菜。平时留心收集一些尺寸适合的纸箱放在分餐的现场供大家取用。

第二个问题，吃饭用的一次性筷子和餐巾纸分发，这个是快餐公司和菜一起送过来的。快餐公司原则上会多送一些筷子，但每次筷子到了最后都不够。因为分餐的时候，他们会自己随手抓一把筷子就走，导致后面的人就不够了。但是就是不够筷子了，因为班组之前多余的筷子，所以他们也就会“自已解决”这个问题。但对于我们分餐的人，觉得这个工作没有做好！

解决办法：当天要求快餐公司多给一份的筷子和餐巾纸用于周转。我将当天多下一份的筷子和餐巾纸事先按班组人娄分配好，然后用方便袋装好，袋子外面写上各个班组的名字。到了分餐的时候，直接将方便袋交给对应的班组。这个方法就解决了员工随意多拿的问题。以后快餐公司当天配送的筷子纸巾会在下一餐时使用。

事先将各班组所要的筷子和餐巾纸分配好
但有一个不方便是：我们一共有14个小组。最开始分发袋子的时候，要从14个方便袋子里找，也要费一点时间。
解决的办法，事先把袋子一字排开摊在地上，方便寻找。但这个方案总觉有两个问题，一来要有大一点的场地，在分餐的时候，领餐的人在现场就会乱成一锅粥了；二来，餐具放地上，总觉得对吃饭不尊重。
解决的办法：合并同类项，按班组所在位置和职能进行打包。比如：一楼生产部几个小组的方便袋打包在一起。二楼生产部几个小组的方便袋打包在一起。仓库，保洁，品质部等部门打包成一个包。经过合并同类项后，哪个班组的筷子在哪个袋里，就容易记，容易快速查找。
这里面还有另一个小细节：有的班组人少，比如只有3个人，每天为他们三个人准备一份餐具，就有一点浪费。解决的办法：为这些人数少的小组一次准备一周的量，让他们自己内部管理筷子。这样也减少了每天准备筷子的工作量。同时也节约了方便袋的用量。有的班组有6个人，我可以一次备3天的量给他们。
对于我们自己，办公室的同事，我就在准备了一个笔筒专用用来放筷子。 笔筒变成筷筒了
经过以上改进，现场分发时比前更有秩序了，筷子和餐巾纸的用量也下来了，以前一餐二包纸巾不够发，现在只要一包纸巾了。看来改进不光提高了效率，还可以节约成本。
心得
：只要有精益的心，“持续改善”的机会无处不在。我们只要发现哪些节点不是理想的状态，我们就要考虑有没有改进的办法。当然改进也是有成本的，比如在这个案例中我们要事先分发筷子和纸巾，也要时间的。
丰田公司将改进思想深入到自己的文化基因中，他们喜欢挑战自己的管理水平，将某一工作指标的理想状态作为自己的改进目标，然后调查现状，找到差距后，设定目标，制定改进措施，定期检查改进结果，直到达到了预定的目标后，再去重新设定一个新目标，如此循环。
比如他们把冲压车间换模具的时间，从最初的三个小时（这在当时已经是相当高的水平了）到现在的只有几分钟。这个变化不是一天而成的，是日积月累的细致观察和思考的结果。