判断风险应对措施是否有效,关键看这两点

风险管理在项目管理活动中越来越重要。对于一个项目而言,如果你能提前识别项目潜在风险,并采取了适当的措施,规避或者减轻、转移了风险,都会帮助项目走向成功,按照预期的计划完成。

有鉴于此,在GJB5000A标准中,风险管理是专门的一个过程域。标准给出了7个专用实践。而在另一个通用的质量体系GJB9000最新版的GJB9001C当中,也专门强调了对风险的管控。

但是只是提高了风险管理在标准中的重要程度,并不能解决什么项目管理的实际问题。风险管理,不仅要求项目负责人能够及时识别风险,更进一步,还要要求对识别的风险采取有效的措施。只识别风险,没有有效的风险应对措施,那和没做风险管理没什么两样。

何谓有效的风险应对措施?那就要看风险的应对措施采取了之后,产生的效果是怎样的?是否真正达到了转移风险、减轻风险,甚至规避掉风险这样的效果。如果达成了这个效果,才能说明这个措施是有效的,否则这个措施就是无效的。

但是,我们不能等到风险发生了,措施采取之后,才去看结果,去判断是不是有效。因为那个时候风险的后果已经产生,再判断风险应对措施是否有效已经没有什么意义。判断风险措施是否有效,应该在进行风险策划的时候就要进行。也就是说,一旦识别出风险,给出了风险应对措施,这个时候就应该衡量这个措施是否有效!

在这个时候衡量风险的应对措施是否有效,我们只能通过风险应对措施的描述来判断。这当然需要有一些专家的经验,但是也有一个小技巧,就是看一下应对措施当中是否包含了以下两个关键信息。

关键信息一:风险应对措施是否预留了一定的资源

比如在软件项目当中,常常会有一些关键的开发环境、测试环境的不能及时到位而带来的资源风险。对于这样的风险,我们的应对措施不能仅仅是接受它,我们一定要为此预留一定的资源。预留的资源可以是能够完全替代或者是部分替代无法到位资源的资源。这样的应对措施才会使得我们能够在一定程度上降低风险带来的影响,这样的措施也才是有效的。

另一种资源风险的情形是承担某项重要任务的人员可能会出现离职、出差等情况,使得分配给他的任务无法进行。对于这种风险的应对措施,可以是事先预留适当的人员来接替有风险的人员的工作。如果是替补人员与有风险的人员能力相同、能够胜任的要接替的工作,那就最好;如果只能找到胜任部分工作的人员,那就还要安排适当的培训。

还有一种资源风险的应对措施的情形是:这样的风险我只能接受。这可能需要项目完全承担由此带来的后果。比如,需要损失一笔足够的资金。换句话说,预留风险基金也是一种有效的应对措施。

关键信息二:风险应对措施是否有效要看他是否预留了一定的项目时间

比如软件项目当中常见的一种联合评审推迟而带来的进度上的风险。如果有这样的风险,那么在进行项目策划的时候,就应该在风险可能发生阶段预留一定的进度余量。这样当此类风险发生时,可以轻松的调整项目计划,而不会影响到重大的里程碑点。

总之,风险的应对措施是否预留了一定的资源和时间,是判断风险应对措施是否有效的重要依据。

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